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节约型打印招数多

发布时间:2021-01-22 06:12:41 阅读: 来源:合模机厂家

每当拿着采购计划找老板签字时,老板总是眉头一皱问一句“这办公用纸怎么这么费呀?”这总会让人有点尴尬。如今都在压缩预算,干什么都得精打细算呀!办公打印还能再省吗?

其实,如果在办公打印时多动脑筋想办法,节约型的办公模式是可以实现的。

1. 省纸打印招数多

如果不是硬性格式要求的正规公文,我们都可以通过在纸张和版面元素上着眼和下手,通过对这些要素的设置来实现省纸打印。

单面打印 省纸有术

大家知道,在Word、Excel等Office组件中可以对纸张的类型和页面进行设置,如果在不进行装订的情况下,希望最大限度地节省纸张,应尽可能将纸型的上、下、左、右边距设置到最小,这样在打印量比较大时能省下不少纸张。

除了页面边距外,打印用纸的多少还与文字字号和行间距大小密切相关。字号、行间距越小,批量打印时就越省纸,也更省墨,但前提是确保能正常阅读。一般而言,在Word文档中,如果对文档文字大小、格式没有特殊要求的话,文字大小可选择五号字,行间距固定为12磅左右。当然,若能看清,字号、行距设置得更小些也未尝不可。与此同时,段前距、段后距都设置为“0行”又能省出一些空间。在Excel中,除缩小字号外,可以通过设置表格的行高、列宽来进行页面的压缩调整。

另外,如果在文档中组织的文字段落比较短,而且分段也比较多,那么就可以利用分栏来提高页面的利用率。在Word中可以利用“分栏”菜单来设置栏数,A4幅面的打印纸一般选择两栏即可。在Excel中实现分栏打印,可下载分栏工具(),安装后在Excel 2013中就会有个加载项,点击它里面的分栏工具,就可以对表格进行分栏操作了(图1)。

双面利用 更加节约

大部分情况下,我们都喜欢使用单面方式打印文档,这样做虽然很快就完成打印任务,但是也很浪费纸张。对于一些质量要求不是很高的文档,比如作为草稿使用的文档,我们为什么不能试着使用双面打印呢?

小提示:

这里的双面打印不是说拿用过的一面的纸来使用另一面,而是指在一张干净的纸上实现双面打印。当然了,用已经用过一面的纸来打印,也是值得提倡的一种节约模式。但效果和心理作用总不如在干净的纸上使用,而且如果将使用过一面的纸打印的东西呈交给领导或作为商业用途,容易出现意想不到的问题,所以不提倡使用。

Word 2013中在打印窗口选择手动双面打印,一面打印完成后,将纸的顺序做出调整,先出现的放在最上面,最后出现的放在最下面,然后将打印了纸张正面的纸张再放入进纸器中,继续打印纸张背面即可。或者是在“设置”处选择“仅打印奇数页”,打印完成后调整纸的顺序,再选择“只打印偶数页”(图2),这样阅读效果更符合习惯。

缩印技术 省上加省

如果觉得调整文章字号行距等比较麻烦,或者想保持原来的版式不便,可以通过缩印技术来打印文档。在Word 2013中,页面设置为B4型的文档可以缩印在A4或是16开纸上。甚至还可将多页资料一次打印在一页上(图3)。

Excel中也具有打印缩放功能,可以通过缩放比例来进行打印。而在Excel 2013中还能方便地将工作表或所有列、所有行调整为一页(图4)

2. 省墨打印有技巧

有时候,文档打印出来只是为了校对或是其他非重要使用,所以打印没必要有那么高的精度,因为打印精度越高,速度越慢,墨耗也就越多。在这种情况下,可以将打印机功能设置为“省碳粉模式”。

但是,这种设置可能影响到其他人的正常使用,所以打印文档时在不影响观看的情况下,可以将文字的颜色设置为浅色或灰色。当然还有更绝的招数,如果打印文档既包含文字又有图片,可以在每页上画一个矩形将文字、图片覆盖住,然后设置这个矩形的填充颜色为白色,透明度为40%左右或更低,无线条。这样打印出来就可以省很多墨或碳粉了。打印完成后,可以将这些矩形删除掉,一点儿也不影响原文档。

小提示:

使用激光打印机在打印不太清晰的情况下,不要急于更换新的硒鼓,可以取下硒鼓,上下左右摇晃十几下,安装好后再打印,依然能够打印几十张。

3. 放弃打印更节省

现在移动终端、网络非常发达,很多办公都可实现无纸化。比如,在单位内部可以利用Serv-U软件建立一个FTP文件服务器,有什么需要下发的文件都可以传到它上面相应的文件夹中,单位的其他终端都可以下载浏览它上面的文件(包括手机)。如笔者所在学校以前安排的工作都是在打印室打印,复印后由专人分发给各办公室。现在建立了FTP服务器,把安排或下发的PDF文件都上传到FTP服务器相应的文件夹中,最后学校发个校讯通知,告诉老师们有文件已经下发,请老师们利用各自电脑在FTP服务器上下载浏览即可。这样下来省了不少办公用纸、油墨和碳粉(图5)。

当然,如果单位没条件设立FTP服务器,可以利用“云”来实现。比如,可以在百度上为注册一个“云”账号,将要下发的文件传到上面,这样员工不论在什么地方,都可上传下载,非常方便(图6)。

另外,还可以为建立QQ群,将文件上传到群空间供员工下载或浏览。

小提示:

考虑到安全问题,公文类的资料最好做加密处理,或者用专用的企业版协同办公软件更为合适。

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